Che cos’è la fatturazione elettronica?

Chi è obbligato ad emettere la fattura elettronica?

Per il settore dei professionisti portiamo l’esempio dell’Avvocato. Dal 1° gennaio 2019 tutti i titolari di partita Iva, compresi gli avvocati, sono tenuti all’emissione della fattura elettronica. Il Consiglio Nazionale Forense ha chiarito i dubbi più frequenti tra i legali. L’avvocato non esentato, quindi, emetterà nei confronti di tutti i clienti fattura elettronica a fronte dei compensi ricevuti, e riceverà dai fornitori soggetti all’obbligo, a fronte del pagamento effettuato, la relativa fattura elettronica.

Avvocati e fattura elettronica: i chiarimenti del CNF

Il Consiglio Nazionale Forense ha fatto chiarezza sull’obbligo di emettere fattura elettronica da parte degli avvocati, rispondendo alle domande più frequenti. Infatti, dal 1° gennaio del 2019, tutti i soggetti residenti o stabiliti in Italia e titolari di partita IVA sono tenuti ad emettere fattura elettronica, sia nei confronti delle pubbliche amministrazioni che dei privati. Pertanto, gli avvocati (con le eccezioni che andremo di seguito a vedere) devono emettere la fattura elettronica a fronte dei compensi ricevuti e riceveranno la fattura elettronica da parte dei fornitori che sono soggetti al regime. I dubbi e le incertezze sul nuovo metodo sono molti: per questo il CNF ha cercato di fornire tutte le informazioni necessarie ad agevolare e comprendere l’utilizzo della fatturazione elettronica da parte degli avvocati.

Fattura elettronica, i vantaggi

Dal 1° gennaio 2019 gli avvocati sono obbligati all’emissione della fattura elettronica, una nuova modalità di emissione, trasmissione, recapito e conservazioni dellle fatture commerciali. Il processo inizia con l’emissione di un documento informatico, trasmesso all’Agenzia delle Entrate mediante il Sistema di Interscambio (SdI) e recapitato al destinatario per il tramite dello stesso SdI. Gli avvocati potranno beneficiare di numerosi vantaggi fiscali, come ad esempio la riduzione dei termini di accertamento fiscale, la semplificazione in ambito di emissione e la facilitazione delle detrazioni dell’IVA. In ogni caso, per il primo semestre del 2019, i professionisti potranno beneficiare della non applicazione e della riduzione delle sanzioni per tardiva emissione della fattura elettronica.

Chi è obbligato ad emettere la fattura elettronica?

Dal primo gennaio 2019 la fatturazione elettronica è obbligatoria, salvo alcuni casi di esonero, per tutti i soggetti residenti o stabiliti in Italia che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate nei confronti delle pubbliche amministrazioni e degli altri operatori economici, sia di privati cittadini che non. La legge prevede l’esonero dei soggetti che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” (articolo 27 del decreto legge n. 98 del 6 luglio 2011) e di quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario”. Se si è in questo regime non è obbligatorio avvelersi di tale strumento. Tuttavia i professionisti possono facoltativamente comunque fatturare in modalità elettronica seguendo le disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018 n. 89757/2018. Si ricorda, però, che anche tale categoria di avvocati era già obbligata all’emissione di fatture elettroniche nei confronti delle pubbliche amministrazioni e che tale obbligo permane anche successivamente al 1° gennaio 2019. Va ricordato che non possono accedere a tale regime coloro che detengono quote in associazioni professionali. Sono altresì esclusi da tale regime coloro che partecipino, contemporaneamente all’esercizio dell’attività, a società di persone o a imprese familiari; nonché i titolari di partita IVA che controllino direttamente o indirettamente società a responsabilità limitata o associazioni in partecipazione, le quali esercitano attività economiche direttamente o indirettamente riconducibili a quelle svolte dagli esercenti attività d’impresa, arti o professioni. Quindi per continuare con l’esempio dell’avvocato, nel caso si avvalesse del regime forfettario, non è tenuto ad emettere la fatturazione elettronica.

Chi non è esentato cosa deve fare

L’avvocato non esentato, quindi, deve emettere la fattura elettronica nei confronti di tutti i clienti – pubblici o privati -a fronte dei compensi ricevuti, e allo stesso modo ricevere dai fornitori soggetti all’obbligo la relativa fattura elettronica, a fronte del pagamento effettuato. Ci preme ricordare, però, che tale categoria di avvocati era già obbligata all’emissione di fatture elettroniche verso le pubbliche amministrazioni e che questo obbligo permane anche per il 2019. Ricordiamo, inoltre, che non possono accedere al regime forfettario coloro che detengono delle quote in associazioni professionali. Sono esclusi anche gli avvocati che, contemporaneamente all’esercizio dell’attività forense, partecipano a società di persone o ad imprese familiari, i titolari di partita IVA che controllano direttamente o indirettamente S.R.L. o associazioni in partecipazione che esercitano attività economiche affini a quelle svolte dagli esercenti attività d’impresa, arti o professioni.

Cosa fare in caso di errore

Come per le fatture tradizionali, anche la fattura elettronica si considera emessa anche se non viene contabilizzata dal committente. In particolare, la fattura elettronica si considera emessa nel momento in cui il sistema la segnala come “consegnata,” salvo che il destinatario non la rifiuti; in tal caso la fattura si considera come non emessa. A questo punto il soggetto emittente può emettere una fattura elettronica nuova, andando a modificare le parti errate che hanno determinato il rifiuto del destinatario. Precisiamo che il privato cittadino che riceve la fattura elettronica non può “esplicitare l’esito” con la PEC “EC01″” accettazione o “EC02” di rifiuto, a differenza della Pubblica amministrazione.

Come si conserva la fattura elettronica?

Prima modalità: i servizi delle Entrate danno la possibilità di conservare in via elettronica le tutte le fatture ricevute dal Servizio di interscambio, grazie ad un servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Un’altra modalità di conservazione è l’archiviazione delle fatture elettroniche con copie informatiche in uno dei formati consentiti, cioè pdf, jpg, txt, considerati idonei ai fini della conservazione. In pratica, se il professionista dispone di un sistema di conservazione sostitutiva, che adotta per le proprie fatture, può utilizzarlo anche per le fatture elettroniche, dopo aver proceduto alla loro conversione in formato leggibile, come ad esempio il “Pdf”, unitamente a tutti i documenti fiscali dovuti. Terza ed ultima modalità di conservazione riguarda le fatture elettroniche ricevute dalla generalità delle imprese e dei professionisti, in quanto ancora non soggette all’obbligo di fatturazione elettronica.

Per ulteriori chiarimenti, alleghiamo le risposte del Consiglio Nazionale Forense sulle FAQ relative alla fatturazione elettronica.

Clicca qui per il documento ufficiale del CNF

Sono un Avvocato (Professionista). Nuovo obbligo di fatturazione elettronica per professionisti: come crearla, inviarla e riceverla, come conservarla, obblighi e adempimenti per gli avvocati.

Sei un avvocato e ancora non ti è mai capito di fare una fattura elettronica: da questo mese del 2019 non potrai più farne a meno. E’ entrato in vigore, infatti, l’obbligo di fatturazione elettronica tra tutti i soggetti residenti o stabiliti in Italia che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate nei confronti di privati, professionisti e imprese (oltre che verso la PA, obbligo già presente da anni).  Se sei un avvocato, è probabile che tu abbia già emesso delle fatture elettroniche, dato che l’obbligo di fatturazione elettronica è già in vigore per le operazioni con gli enti pubblici (fattura PA). Se, poi, scarichi le spese del carburante, è obbligatorio, esclusi i casi di esonero temporaneo, ricevere la fattura elettronica dal distributore già dal 1° luglio 2018. Ad ogni modo, dal 1° gennaio 2019 non è più possibile, per gli avvocati, salvarsi dall’emissione delle fatture in formato elettronico: sono esclusi solo coloro che aderiscono al regime forfettario e al regime dei minimi come già trattato all’inizio di questo articolo.

Proprio per venire incontro ai contribuenti, il recente decreto fiscale ha previsto delle semplificazioni e dei benefici fiscali in materia di fatturazione elettronica.

Ma che cos’è una fattura elettronica? Basta inviare una fattura via mail perché sia considerata elettronica? Come si compila e si trasmette la fattura? Come funziona il sistema d’interscambio? Come si riceve una fattura elettronica? Anche chi ha uno studio piccolo e un fatturato basso è obbligato a emettere la fattura elettronica?

Facciamo ulteriormente il punto della situazione nella seguente guida per punti. Avvocato e fattura elettronica, obblighi e adempimenti; come abilitarsi ai servizi delle Entrate, come creare, inviare e monitorare la fattura elettronica e la fattura PA, come riceverla, come conservarla, quali costi comporta. Il punto da chiarire consiste nella natura della fattura elettronica ovvero quando la fattura è elettronica? Il decreto Iva definisce come fattura elettronica una fattura emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.

Le tre caratteristiche fondamentali della fattura elettronica sono:

• l’integrità: il destinatario, cioè chi riceve la fattura, deve essere assolutamente certo che il contenuto non sia stato alterato in fase di emissione e trasmissione dei dati; il documento deve quindi risultare integro;
• l’autenticità: il destinatario deve essere assolutamente certo che la fattura provenga da chi l’ha emessa;
• la leggibilità: il documento deve essere disponibile e visualizzabile, anche tramite un processo di conversione del formato, in forma leggibile per l’uomo su di uno schermo.

L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite:

• con sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile fra la fattura e la cessione dei beni o la prestazione dei servizi;
• con apposizione di firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
• con sistemi di trasmissione elettronica dei dati;
• con altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.

Che cos’è la fattura PA?

La fattura PA è la fattura elettronica che deve essere trasmessa alla Pubblica Amministrazione (per cessione di beni o prestazione di servizi effettuate nei confronti di un ente pubblico). La fattura PA deve avere le seguenti caratteristiche:

• rispondere ai requisiti della fattura elettronica e poter essere trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SDI);
• essere creata in formato xml, l’unico formato ad essere accettato dal Sistema di Interscambio;
• essere contrassegnata dalla firma elettronica qualificata di chi emette la fattura apposta al formato XML;
• essere contrassegnata dal codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura, come riportato nell’ Indice della Pubblica Amministrazione (Ipa, una sorta di elenco contenente gli “indirizzi elettronici” degli enti pubblici);
• se la fattura si riferisce a cessione di beni o prestazione di servizi oggetto di un bando pubblico o di una commessa aggiudicata, deve recare il codice unico di progetto (Cup) assegnato dalla PA;
• essere inviata tramite pec, posta elettronica certificata, con le modalità previste dalla normativa di attuazione in tema di fatturazione elettronica.

Come funziona il sistema d’interscambio?

Il sistema d’interscambio è un sistema attraverso cui si trasmettono e ricevono le fatture PA e le fatture elettroniche, che:

• fornisce i servizi di accreditamento al sistema stesso;
• riceve le fatture elettroniche trasmesse;
• convalida e gestisce i flussi delle fatture;
• indirizza le fatture all’Ente destinatario;
• notifica l’esito dei flussi tramite ricevute.

L’automazione di questi processi, come già detto, è possibile grazie al formato XML del documento, che consente la lettura automatica dei dati e l’invio diretto al destinatario interessato, operazioni che il formato pdf non consente. In pratica, il sistema d’interscambio si potrebbe definire come una sorta di “postino virtuale con raccomandata A/R tutto automatizzato”.

Fatturazione elettronica B2B, come funziona tecnicamente, il sistema per le aziende (imprese)

La normativa sulla fatturazione elettronica obbligatoria richiede la produzione del file .XML, caratterizzato da informazioni specifiche. La fattura così realizzata può essere emessa e ricevuta solo utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI) suddetto. Le imprese potranno usare un portale pubblico (che è disponibile tramite l’Agenzia delle Entrate) in cui indicare attraverso quali canali desiderano ricevere le Fatture; è facoltativo usare questo servizio, le aziende potranno altrimenti accedere al loro “cassetto fiscale” e trovare lì le fatture di loro competenza. Per ogni file elaborato, il SdI calcola un codice alfanumerico che caratterizza univocamente il documento (hash), riportandolo all’interno delle ricevute. Sono attivabili anche altri servizi tramite società private abilitate e certificate a rilasciare questo servizio. Qualsiasi altra tipologia di fattura circoli in azienda non deve essere pagata, anzi è da considerarsi semplicemente non emessa. Tutto quanto detto sinora riguarda l’emissione di una fattura elettronica secondo quanto prescritto dall’obbligo di Fatturazione elettronica tra privati B2B, d’altra parte invece, se si riceve una fattura elettronica attraverso SdI, questa dovrà essere registrata, processata per autorizzare il pagamento e, poi, conservata in formato digitale.

Che cosa fare in caso di errori?

Se si riceve una fattura che non è diretta alla propria realtà è possibile ignorarla, ma sarebbe gentile segnalarlo al fornitore che l’ha mandata. Se invece la fattura è errata nei contenuti, dato che ormai è stata regolarmente emessa, sarà necessario intervenire con Note di Debito/Credito. La pratica del rifiuto previsto per le Fatture elettroniche dirette alle PA non risulta ammissibile per le Fatture B2B.

Fatturazione elettronica: 10 cose da sapere sulla normativa in vigore dal 2019

1. Chi è coinvolto nell’obbligo di fatturazione elettronica? L’obbligo riguarda tutti i soggetti residenti, stabiliti nel territorio dello Stato, a esclusione solo di coloro che sono in regime di vantaggio e minimi. Rientrano, quindi, nell’obbligo sia le fatture emesse a soggetti IVA (B2b), sia quelle per i consumatori finali (B2c).
2. Quale formato deve essere utilizzato? Il formato della fattura elettronica deve essere XML conforme all’allegato A del Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018, potrà contenere allegati (in forma binaria base 64) e la dimensione massima non deve superare i 5 MB.
3. Come trasmettere le fatture elettroniche? I canali che possono essere impiegati per trasmettere e ricevere le fatture elettroniche tramite il SdI sono essenzialmente tre: web service, che può trasportare singoli file fino a un massimo di 5 MB; FTP, per poter trasportare più file fino a un massimo di 150 MB (quindi più fatture contemporaneamente); PEC, che può trasportare più file fino a un massimo di 30 MB (quindi più fatture in una unica PEC). È utile ricordare che mentre per i primi due canali è necessario accreditarsi e sottoscrivere un apposito accordo di servizio con Sogei, nel caso di impiego della PEC non è richiesto l’accreditamento.
4. Eventuali intermediari. La fattura elettronica può essere emessa direttamente dal cedente/prestatore, da un terzo che emette per conto del fornitore (per esempio: provider, software house, commercialista, eccetera) o dallo stesso cliente per conto del fornitore. In ogni caso, nel processo di fatturazione elettronica tra privati, le responsabilità relative al contenuto della fattura sono sempre imputabili al cedente/prestatore.
5. In che modo indirizzare correttamente le fatture? Nel processo di fatturazione elettronica tra privati, per inoltrare la fattura elettronica al cessionario/committente, oppure a un terzo destinatario (quali provider, software house, conservatore, commercialista e così via), l’emittente deve inserire nella fattura elettronica l’indirizzo telematico di destinazione e, quindi, compilare il campo <Codice Destinatario> oppure il campo <PECDestinatario>.
6. Come registrarsi allo Sdi? Al fine di semplificare l’indirizzamento delle fatture elettroniche al cessionario/committente oppure a un terzo destinatario, è stata prevista la possibilità di registrarsi al SdI, comunicando l’indirizzo telematico scelto per ricevere le fatture elettroniche. In questo modo i soggetti emittenti non dovranno compilare il campo <Codice Destinatario> oppure <PEC-Destinatario>, dato che il SdI recapiterà le fatture elettroniche riferite alla partita IVA indicata in fattura tramite il canale e l’indirizzo telematico indicato in fase di registrazione.
7. Consumatore finale, regimi forfettari e di vantaggio, produttori agricoli. In questi casi il soggetto emittente, cioè il cedente/prestatore oppure un terzo intermediario, inserisce il solo codice convenzionale “0000000” e il SdI rende disponibile la fattura elettronica al cessionario/committente nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate, rilevando però che, se quest’ultimo è un consumatore finale, gli si dovrà recapitare una copia informatica oppure analogica della fattura elettronica.
8. In caso di fatture emesse a soggetti stranieri? Con riguardo alle operazioni transfrontaliere, è possibile evitare la comunicazione dei dati delle fatture emesse (per esempio: spesometro) se il soggetto IVA inoltra al SdI la fattura elettronica indicando nel campo <CodiceDestinatario> il codice convenzionale “XXXXXXX”.
9. Consultazione e conservazione delle fatture elettroniche. È possibile ricercare e consultare le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite il SdI all’interno di un’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello della ricezione del file da parte del SdI. In aggiunta, con riferimento sia alle fatture elettroniche emesse che ricevute, è stata prevista la possibilità di aderire a un accordo di servizio da sottoscrivere con l’Agenzia delle Entrate. Tale accordo consente di conservare gratuitamente le fatture elettroniche, così come stabilito dal decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 e conforme al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013.
10. Quali altri servizi gratuiti sono stati messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate? Al fine di supportare i soggetti IVA ad adeguarsi all’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, sono stati previsti diversi servizi gratuiti. In particolare: software installabile su PC per la predisposizione della fattura elettronica; procedura web per la predisposizione e trasmissione al SdI della fattura elettronica oltre che per la loro conservazione digitale, reperibile nell’area “Fatture e corrispettivi” del sito web dell’Agenzia delle Entrate; applicazioni (iOS e Android) per la predisposizione e trasmissione al SdI della fattura elettronica, oltre che per la loro conservazione digitale; servizio di generazione di un QRCode utile per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA del cessionario/committente e del relativo “indirizzo telematico”.

Devo usare un software apposta per la fattura elettronica?

Per l’emissione delle fatture elettroniche, utilizzare un apposito software di fatturazione, magari integrato col gestionale dello studio, può offrire dei notevoli vantaggi, come la compilazione automatica delle comunicazioni Iva, delle dichiarazioni Iva e dello spesometro: per chi si serve degli strumenti gratuiti delle Entrate, ad oggi la compilazione è manuale. Dovrebbe in ogni caso essere “automatizzata” in futuro, una volta che tutte le operazioni passeranno dal sistema d’interscambio.

Posso incaricare il mio commercialista?

Per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche è possibile anche incaricare il proprio commercialista: questo ovviamente comporterà dei costi aggiuntivi rispetto all’onorario concordato per i servizi professionali.

Posso usare Excel per fare la fattura elettronica?

La fattura elettronica, come abbiamo osservato, deve essere predisposta in formato xml: il software Excel offre la possibilità di convertire i files creati anche in formato xml, ma la procedura è molto lunga, perché è richiesta la mappatura dei dati. Si deve seguire in tutto e per tutto la codifica prevista per le fatture elettroniche: sbagliare un solo segno può determinare lo scarto della fattura. Se non si è esperti nell’utilizzo di Excel, oppure se si ha poco tempo a disposizione, si possono acquistare dei fogli di calcolo già predisposti per la fatturazione in formato xml. Risulta più semplice, però, utilizzare i servizi gratuiti delle entrate, che richiedono solo la compilazione di appositi campi.